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原标题:让你相见恨晚的Office快捷键,Word这些小技巧你知道吗

浏览次数:154 时间:2020-03-24

日常工作中,总有一些小技巧是我们平时所不知道的,掌握一些“冷门”的Office技巧,能够让我们的办公事半功倍。今天小编就给大家分享几招与Word有关的办公“奇技”,一起来看看吧。

据国外媒体报道,微软公司终于发布了iPad版本的Office。但是其中的应用程序Word、Excel和PowerPoint的功能并不完全是我们所期望的。不过,iPad版Office确实比iPhone版好很多。iPad版并不是简单的把iPhone版Office按照比例移植到iPad,微软公司从头开始基于iPad开发了Office,它充分利用了iPad额外的屏幕空间。这意味着这是一个iPad专属的设计,使其看起来不像一个移动应用程序,而更像是一个完整版本的Office。不过这一次虽然用户可以免费使用浏览功能,但是用户需要购买Office 365服务来获得编辑或创建文档权限。同时,Office软件目前有大量的免费替代品,所以对于用户来说这款应用是否仍然值得购买?

大家都说, Word没有什么用,只是一个打字工具。确实,只要你花费足够的时间,就可以做出你想要的效果。

为什么老鸟们几分钟就能完成,自己吭哧半天也搞不定?这中间固然有经验的缘故,但更重要的一条是,Office中隐藏着很多神奇的快捷键。有了它们,不出一分钟,你也能轻轻松松赶超人家啦!

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免费模式与付费模式

但,其实你想要的效果,只用你原来花费的不到一半时间就可以完成。

1.快速分页

出于习惯,很多小伙伴都是先做表格后写注释。可问题是,如果注释出现在表格的前方,那么操作起来就会有一个很大的麻烦——表格前无法直接插入空行!!

虽然该产品命名为iPad版Office,但实际上是在应用商店里Word、Excel和PowerPoint是单独列出的应用程序。就像iPhone版Office一样,每个应用程序都是免费的,用户可以免费使用浏览模式。但如果用户想编辑或创建文档,就需要购买Office 365服务。这款应用将会加入微软即将推出的365个人计划,该服务月费为6.99美元。如果你是学生则可以购买Office 365的大学版,80美元四年,相当于每月只需1.67美元。

Word也是办公软件中使用频率最高的软件,却一直不被重视。但很多人其实只会了Word的20%的功能,以下一些步骤适用于日常和职场大部分场景,只要你掌握了Word,处理文档工作效率翻10倍!

文件分页,有的人用回车,有的人用“插入”。但最快捷的一个方法,是直接按下快捷键Ctrl+Enter,转眼间页面就分好了。

其实类似的问题可以借助一个快捷键完成,具体操作是,首先将光标定位到表格首行的第一个单元格,然后按下快捷键“Ctrl+Shift+回车”,这时整个表格会自动向后退出一行距离,再向里面添加文字就变得方便多了。

另外,iPad下载不会向PC和Mac一样限制5次下载。这是唯一一款可以匹配微软OneDrive和SharePoint的移动应用,因此如果你用这些服务存储文件,你最好选择iPad版Office。不过对于其他用户,苹果公司提供的iWork套件是免费的。而且,它可以与目前流行的服务,如谷歌Drive匹配。所以谈到生态系统,可能看起来是iPad版Office的弱点。

【1】万能的F4键

如果要把一个文字格式同时设置加粗,红颜色、下横线,你会怎么做?

其实这些格式可以打开【字体命令框】,同时设定多个字体效果。结合PPT里万能的快捷键F4,“重复上一步操作”,在Word里同样强大。

标准的做法:

①在字体命令框同时设置好字体格式,

②选中下一个要修改的文字

③按F4,就可以直接应用

简直万能的快捷键。

Ctrl+Enter快速插入分页符

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用户界面

【2】快速合并文档

文档合并,是Word低调而又好用的功能。

标准的做法:

①新建一个文件

②【插入】→【对象】→【文件中的文字】

③Ctrl键选中需要插入的章节,点击插入,一键合并

2.快速分隔线

横向文字谁都会写,可纵向文本该怎么弄很多人就不知道了?其实这个纵向也是会分两种情况的,最简单一个就是直接点击 “插入”→“文本框”→“绘制竖排文本框”,然后按以前的习惯打入文字即可。

总而言之,iPad版Office看起来跟你想象的一样。也就是说,它采用了桌面版Office应用程序的用户界面Ribbon,另外还有一些图标来自微软的OneDrive服务。不管你使用的是什么Office应用,有几件事是一样的:当你进入应用程序,你会看到微软图标在左上角,然后图标下方是创建新文档选项,接着是打开文件或查看最近文件。默认情况下,会从用户的OneDrive帐户打开文件,但用户也可以通过iPad的本地存储打开文档。您还可以添加其他网盘,但必须是OneDrive和SharePoint,不兼容其它云存储服务。

【3】Word表动态更新

Office里的套件是可以完美协同使用的。

例如,Word里的表格就可以实现动态更新,如果Excel源文件进行了修改,会实时更新。

标准的做法:

①选中要复制的Excel表格中的表格区域

②右键粘贴到Word中,选择【链接与保留源格式】或【链接与使用目标格式】均可

③选中Word表格,右键点击【更新链接】

还可以选中Word表格右键点击【Worksheet对象】,打开Excel源文件直接进行修改。

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Word允许使用快捷键来制作分隔线,比方说3个“-”代表“横线”,3个“=”代表“双横线”。相比传统的“插入”-“形状”,这个方法要明显快捷许多。

这样做完之后,文本框里的文字会自动呈现竖向排列,但单个文字依旧会保持“头上脚下”。

一旦用户打开文件,无论是Excel或PowerPoint,可以用左上角的图标关闭自动保存功能,备份文件,恢复以前的文档和检查文件属性,旁边是撤销和重做按钮。总体来说界面很简洁,因为用户界面是如此简单,很多功能隐藏在下拉菜单里面,Ribbon菜单功能在纵向和横向模式下都收放自如。即使是垂直方向,菜单和图标的数量也没有显得拥挤。事实上,在纵向模式下使用Word非常舒服,键盘会占据较小的空间,留出更多地方显示。

【4】首行自动空两格

我们从小的写作习惯是在一个段落的首行空两格,在Word写文档的时候也是。

首行缩进就是每个段落的首行进行缩进,悬挂缩进是除了首行以外,其他行进行缩进。

标准的做法:

①选中需要的段落

②【开始】→【段落】设置框

③【缩进】选择特殊格式【首行缩进】,默认2个字符

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3.垂直选择文本

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Word应用

【5】替换法的美好

查找和替换是在Word中最低调的功能,使用替换和清除格式结合,一秒就可以把格式错乱的文档变成一段话。

标准的做法:

①选中需要处理的文字

②Ctrl+H打开【替换】对话框

③查找内容栏:左下角点击【特殊格式】里的段落标记

④替换内容栏:忽略

⑤点击全部替换

无论是鼠标还是键盘,传统的选择都是基于行来进行的,如果想对纵向区域操作就显得不是很方便了。这里小编介绍给大家一个小技巧,即按住Alt键再行拖选。虽然不算是真正意义上的快捷键,但却可以很方便地实现纵向区域的选择。

另一种情况是整个文字与角度均为纵向,这种情况我们通常会借助文本框+旋转完成。但如果是全文级别的纵排,其实还有一个更快捷的方法。

如果你一直在使用Word,应该立刻会有宾至如归的感觉。顶部是功能区菜单,在这里你会看到主页、插入、布局和查看选项。下面是最常用的编辑选项,包括字体、字号、粗体、斜体、下划线、删除线、下标、上标、文字特效、文字颜色、背景颜色、文本对齐、行距、编号列表和缩进。

【6】一键批量修改

对于可爱的领导的要求,我们总是无法抗拒。例如他说这个标题的字号不够大,颜色不够鲜艳,改改改。

如果套用了样式,就可以早早下班和男朋友去约会了。

标准的做法:

①选中该样式

②右键修改样式

③更新匹配到对应样式的内容

还没有套用样式?样式套用很简单。

标准的做法:

①选中需要应用样式的文字

②【开始】→【样式】功能区

③套用样式(例如标题1)

按住Alt键可以选择纵向区域

即首先选中文字,点击“布局”→“页面设置”→“文字方向”,确定后整篇文档都会自动以纵向模式排版了,很适合排版古风味的文案。

与iPhone版本不同,iPad版本功能更加完整。iPhone版本只提供了少数文本颜色选项,而iPad版本有一个自定义的颜色渐变,允许用户选择的颜色数量大增。iPad版本除了是一个功能更全面的产品,还提供了更好的用户体验。因为额外的屏幕空间,你可以看到字体到底有多大,而不用向上和向下滑动。批注会在右侧出现,很容易就可以通过点击批注框来调整。

【7】自动生成的目录

只要文档套用了样式,目录是可以自动生成的!

不要眨眼,层级分明的目录一键生成。

标准的做法:

①【引用】→【目录】

②插入自动目录

即使文档进行了多次修改,不需要再手动调整页码,选中目录右键点击【更新域】就可以了。

4.格式刷

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添加和调整照片非常容易。点击插入,然后选择“图片”,并找到你的图片,但只能够从相簿选择。一旦选中图片,点击照片就会出现调整图标,这使得很易于调适。另外拖动的时候,文字会在图片周围自动调整。唯一的问题是你不能从其他地方选择图片,连OneDrive也不行。

【8】一键文本转表格

其实文字只要做好分割,选中要转表格的文字,点击插入表格,可以自动生成表格。

标准的做法:

①仅选中要转表格的文字

②【插入】→【表格】

③文本转表格

一般默认对应的行和列,自动调整模式及对应的文字分隔符,点击确定自动生成表格。

格式刷每天都会用,但调用起来并不方便。其实在Word中,我们还可以借助Ctrl+Shift+C、Ctrl+Shift+V这两个快捷键来替代格式刷。最开始使用时不太习惯,用时间长了也挺方便。

3、“胖体字”和“瘦体字”

对于需要处理复杂文档的用户,则可以插入表格、图形、文本框、脚注和超链接。用户还可以使用页眉和页脚、页边距、页码和页面大小/方向。至于检查工具,用户可以打开或关闭拼写检查,统计字数,并使用“编辑跟踪”功能。更重要的是,iPad版Word可以让用户向前或向后跳过批注,然后做删除或回应。用户还可以使用“禁止作者”功能,以确保共同编辑的文本的某些部分不会被更改。实时共同编辑的工作方式与Windows版本的Word和PowerPoint相同。也就是说,用户会看到一个提醒,显示正在使用的特定部分。

【9】一键批量做桌签

Word有一个略屌的技能,就是邮件合并。

不仅可以快速制作桌签,还可以制作有奖状、邀请函、工资条、请柬、工作证等等,想想都High心。

标准的做法:

①一份Excel信息表&一份Word模版

②在做好的Word模版中导入Excel信息表里

③插入以Excel列标题的域

④预览及完成合并

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Ctrl+Shift+C/V可以看作是“格式刷”的快捷键

如何让文字“变胖”或“变瘦”?Photoshop当然是No problem!但对于绝大多数的Officer来说,还有一个更加简单的做法可以参考。

Excel应用

【10】自动显示修改痕迹

Word的比较文档,只要有原文档及修订后的文档,所有修改过的痕迹都会显示出来。

标准的做法:

①【审阅】→【比较】

②选定原文档及修订文档

就到这里啦!希望对你有帮助。

5.快速输入当前日期

首先选中文字,然后点击Word“开始”→“段落”→“中文版式”→“字符缩放”,Word会自动为我们推荐几个不同的宽度比例,点击比例或者直接输入需要的比例数值,一个天然的“胖/瘦体字”就这样诞生了!

这个也是传统的微软电子表格:但Excel的iPad版远比iPhone版强,因为iPhone版甚至不让你在电子表格的中间添加新列。使用iPad版不仅可以添加列,还可以添加表格、图片、形状、文本框和图表等。至于图表iPhone版有六种选择,现在用户有更多的选择,柱图、线图、饼图、条形图、面图和散点图,每个类别还有多种变化可供选择。而且,不只添加很容易,而且会实时调整格式。你甚至可以用迷你图,这些微型图表只占用一个单元格。

表格中插入日期的最快捷方法,就是直接使用快捷键“Ctrl+;”,同样道理,插入当前时间,则可以使用“Ctrl+Shift+;”。

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正如你所期望的那样,这款应用程序还带有各种公式处理数据。当然,iPhone版本也有这一功能,但iPad版的选择更多。除了重要的自动求和,还有金融、逻辑文本、日期/时间和三角函数公式等。顶部有一栏“FX”按钮,旁边的搜索栏可以搜索你想要的公式的名称。

通过快捷键快速输入日期时间

葡京网投哪个正规 ,有时我们会从不同地方拷来文字,这些复制来的文字往往都带有不同的格式标记。对于统一排版来说,这无疑将是一个麻烦。

至于输入方式,微软修改了iOS键盘。在Excel中,至少有两个传统的“ABC”选项,以及一个自定义的“123”数字布局。至于编辑工具,用户同样可以使用类似Word应用程序的批注系统,以及冻结窗格,显示或隐藏公式栏、工作表标签、标题和网格线。

注:Word中这项功能的快捷键对应为“Alt+Shift+D”,但实际上我们使用更多的还是自动图文集。

其实有一个办法可以快速解决这个问题,首先全选整段文字,然后点击“开始”→“文字”→“消除所有格式”,片刻后这些其他地方复制过来的格式便自动取消了。

PowerPoint应用

6.快速选择同类型单元格

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至于PowerPoint应用则没用什么特殊功能,也没有那么多不同类型的编辑,用户可以切换幻灯片、添加文字和插入转换效果。PowerPoint应用程序总体上令人满意。一旦你加载了这一应用程序,你会看到幻灯片处在列表左边,您可以通过按住并拖动缩略图重新排序。

选择同类单元格有很多方法,最简单一种,就是直接通过快捷键“Ctrl+Shift+光标键”。其中“Ctrl+Shift+↑”代表选中当前单元格向上的所有带数据区域,“Ctrl+Shift+↓”代表选中当前单元格向下所有带数据区域,“Ctrl+Shift+←”代表选中当前单元格向左所有带数据区域,“Ctrl+Shift+→”代表选中当前单元格向右所有带数据区域。

5、用Excel代替制作计算表

正如前述应用一样,用户只能从相簿里添加图片。当然用户可以将文本添加到幻灯片,插入表格、图形等。至于转换效果用户有很多的选择,准确来说三十八项。用户只要点击一个按钮就可以把转换效果添加到所有幻灯片。

值得一提的是,有时我们还会利用这项技术实现一些平时很难实现的效果,比如在一个空白文档中按下“Ctrl+Shift+↓”,看一看Excel中到底有多少行等等。

Word可以借助公式实现简单的表格运算,但无论灵活性还是方便程度都不及Excel。

最后,幻灯片模式一如往昔,用户可以从头播放所有的幻灯片,还可以按住屏幕以弹出一个激光指针。利用它你可以通过AirPlay把演示文稿推送到更大的屏幕。另外,还有一个所谓的白板模式,你可以用它来添加批注和图表。

看看Excel一共有多少行,也是这个快捷键一大偏招

这里有一个折衷的方案,即直接点击“插入”→“表格”→“Excel电子表格”在Word中建立一个Excel表格,插入的表格无论在操作还是其他方面,都和真正的Excel没有两样,所有函数及公式也都能直接使用。

与苹果的竞争

写在最后

借助这个方法,我们一来可以使用Word强大的排版功能,生成漂亮的图文混排文件。另一方面也能通过Excel的数据处理及分析能力,实现复杂的表格运算。

我们已经在前面提到了iWork。当然,这并不是唯一的替代选项,只是最相关的。就像Office一样,苹果的软件也包括三个独立的应用程序:类似Word的Page,类似Excel的Numbers,以及类似PPT的Keynote。只要用户激活iOS设备的时间是在2013年9月1日之后,这些软件都是免费的。对于其他人,他们只需花费10美元,Office 365将需要7美元每月。很明显,购买苹果的应用程序更具成本效益。

类似的快捷键在Office中还有许多,也许这些快捷键初用起来还有些不惯,但用的时间一长,你就会知道它们到底有多高效了!

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那是否这意味着iWork是更好的选择?其实没这么简单。对于很多人来说,iWork确实是一个更明智的选择,一方面是因为它是免费的,还支持更广泛的云服务,包括谷歌Drive。但它不与微软的OneDrive和Office 365兼容,所以如果你已经是这些服务的用户,那么iPad版Office则是不二选择。

6、大量自定义图形先加“画布”

另外,还有其他的iPad办公应用,包括Documents To Go,Polaris。由于iWork的功能足够强大,对大多数人来说,不会选择这些软件。只要是那些可以免费获得iWork而且不使用微软云服务OneDrive的用户不会对Office产生兴趣。

有时我们会通过自定义图形建立一些复杂的形状,尽管有“组合”或“组合嵌套”来辅助操作,但实际工作中,多图形的整体移位仍然显得十分麻烦。

优点与缺点

葡京正网网投 ,其实在Word中有一项小功能正是为了这个问题而生,这就是“插入“面板下的“绘图画布”,使用时只要首先在“插入”→“形状”面板下点击“新建绘图画布”,再从中建立对应的图形,最后只要拖拽画布就能实现对所有图形的整体移动了。

在微软发布之前,很多人会认为iPad版将只是iPhone版的简单复制。但实际上,微软花了很多时间来开发这款软件,充分利用了iPad的额外空间,设计漂亮、简单。对于使用OneDrive来存储文件的用户,这不仅是最好的选择,也可能是唯一的选择。

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优点:

7、可自动更新的“日期”

1.漂亮的自定义选项,整洁的设计。

有时我们会希望文章里的日期“自动更新”,这个看似神奇的小功能,其实并不难实现。

2.功能丰富,尤其是对于一款移动应用来说。

只要首先点击“插入”→“文本”→“日期和时间”,挑选一个适合的日期样式或时间样式,然后勾选右下方的“自动更新”。这样当再次打开文件时,时间或日期就会自动变成最新的了。

4.唯一支持OneDrive和Office 365的移动办公套件。

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缺点:

俗话说百闻不如一见,若想在林林总总的文档堆中快速找到自己需要的那个,文件名永远不是最快捷的。在Word的“另存为”对话框中,有一项“保存缩略图”很少被大家用到。

1.需要购买Office 365服务才能使用编辑功能,而竞争对手的应用程序是免费的。

但其实它的作用一点都不小,那就是在保存文档时自动保存一张文档缩略图。

2.只兼容OneDrive和SharePoint,对于使用其他云服服务的用户完全没有吸引。力。

这样在资源管理器打开“大图标”或“超大图标”显示模式时,Windows会自动用缩略图替代之前的Office图标,让文档变得更加易读。

3.你只能插入相簿中的照片。

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总体来说,iPad版Office设计典雅,具有强大的功能和直观的布局。对于已经购买Office 365的人,这是不错的选项,也是唯一兼容OneDrive和SharePoint的移动办公套件。对于其他人来说,也是大部分消费者,这是一个不切实际的选择,特别是苹果的iWork办公套件完全免费。

其实这些小技巧都没有什么技术含量,无非是平时用的时间少容易被大家忽略罢了。总之这里提供的更多是一种思路,如果介绍的这些能对你有所帮助,那就请帮忙点个赞吧!

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